イベントは思い出されました。 新年を迎える方法。 4歳以上の子供たちはそのような受動的な仕事に興味を持っています。

イベントの開催はエキサイティングな新しい経験であり、パーティー、企業イベント、友人や家族との会議、結婚式、その他の公式イベントなど、何があなたを待っているかは関係ありません。 適切な組織化はあらゆるイベントの重要な部分であり、あなたの努力が見過ごされないことを確信できます。 この記事では、イベントを開催する方法、競合を解決して困難な状況から抜け出す方法を見つける方法、および明確な計画で問題を回避する方法を学習します。

ステップ

主なタスク

    目標と目的を定義します。計画を立てる前に、スペースの大きさ、予算、何が起こるか、ゲストの数と人数を把握し、どの計画戦略が適切かを判断することが重要です。 イベントをどのように見たいですか？ 何をしたいですか？

    • イベントの内容（イベントのお祝い、資金調達、教育、販売、提案）を決定するときは、次のことを考慮する必要があります。 どうしてあなたはそれを行う。 理由を理解することは、集中して忙しくするのに役立ちます。
    • また、あなたの目標が何であるかを考慮する必要があります。 それが何であるかを知らなければ、目標を達成することは不可能です。 目標は、最後までやる気を維持します。

  1. 日付と時刻を選択します。これは重要な計画ポイントの1つです。 誰にとってもうまくいかない日時を選択することは無駄になります。 すぐに来ない日や、逆に早すぎる日を選ぶと、人々がイベントを忘れたり、すでに別の時間に計画を立てたりするリスクがあります。 ほとんどの人にとって快適な日付を選択することが不可欠です。

    • イベントについては2週間前にゲストに通知することをお勧めします。 ほとんどの場合、彼らはまだ他の計画を持っていないでしょう。 次に、選択した日付に1〜2回近いイベントについて思い出させることができます。 残り2〜3週間になる日を選択しますが、すべてを時間どおりに行う時間がある場合に限ります。

  2. 場所を選択します。これで、何をいつ行うかがわかったので、どの場所が自分に適しているかを判断し、興味のある日付がそこにあるかどうかをいくつかの施設で調べる必要があります。 どんな部屋が必要ですか？ 施設はどのように使用されますか？ ゲストは一列に並んだ椅子、ベンチ、テーブル、または芝生の毛布に座りますか？ ダンス、ステージ、トリビューンをする場所が必要ですか？ 選択する場所が適切なサイズであることを確認してください。

    • 事前にサイトにアクセスして、間取り図をスケッチしてください。 このプランを使用して、テーブルのセットアップ、食事の整理、車椅子の出入りルート、および機器の配置について考えることができます。 電源装置が配置されている場所（必要な場合）、および外部機器（冷蔵庫、製氷機、バーベキュー、ストーブなど）の場所をマークします。 コンセントとケーブルの場所（カーペットで隠すことができます）、および安全性の観点から特別な注意が必要なアイテムを計画します。
    • 特別な許可が必要ですか？ アルコールの販売、騒がしいイベントの開催、交通機関へのアクセスの手配、駐車、大きな構造物（パビリオンなど）の設置には、特別な許可が必要になる場合があります。

  3. 招待する人数を決定します。あなたの予算は何人ですか？ イベントへの入場はチケットまたは招待状でのみ行うことができ、これにより計画が簡素化されますが、追加の参加者（子供、配偶者、友人など）だけでなく、遅延も常に発生する可能性があります。 より多くの人がいるほど、より多くのスタッフが必要になることを忘れないでください。

    • 人数は深刻な問題となる可能性があるため、すべてのゲストに十分なスペースを提供することが重要です。
    • イベントに参加できる人数を決定します。

  4. 予算を設定します。信頼できる数人の人々とチームを組み、イベントを主催するために必要な金額を決定します。 スタッフを雇いますか？ 設備を借りて、敷地内の家賃を払う必要がありますか？ 食べ物や飲み物にいくらのお金が必要ですか？ 小さな印刷はどうですか？ 自由に使える金額を決定し、予算に基づいて計画を立てます。 あなたがそれを使う必要がない何かにあなたの個人的なお金を使う価値がないでください。

    • スポンサー資金や寄付を集めることができるかもしれませんが、常にそうとは限りません。 追加の資金が予測されない場合は、余分なお金を予算に入れないことが重要です。 ケータリングサービスに多額の費用がかかる場合は、全員に自分の食べ物や飲み物を持参するように勧めます。 スタッフは必要ありませんが、テーブル、湯煎、冷蔵庫を探す必要があります。 写真家にお金をかけないために、自分で写真を撮りましょう。 クリエイティブになりましょう！

  5. チームを編成します。チームメンバー間でタスクを分散します。 非公式のイベントを開催する場合、チームメンバーには友人や家族などを含めることができます。 イベントの開催は、人々の間で責任のある領域を分散させることを意味します。 誰もが何をすべきかを知っていることを確認してください。

    • スタッフの採用と招待状の作成と同時に責任を分散します。 できるだけ早く担当者を割り当て、可能であればタスクの選択肢を提供します。 また、オーバーレイの可能性があるため、数人を予約しておく必要があります。

  6. 一連のイベントについて考えてください。イベントでの行動の順番を知らずに計画を立てることは不可能です。 講演者はいつスピーチをしますか？ イベントでゲーム、プレゼンテーション、エンターテイメントはありますか？ ゲストが食事をするのにどれくらい時間がかかりますか？ すべてのイベントを考慮に入れた詳細な計画を立ててください。

    • スケジュールから外れる場合がありますので、しばらく在庫を残してください。 人々は遅れることがあり、スピーチは計画より長くなる可能性があり、食べ物の列が広がる可能性があります。 もちろん、スケジュールを検討する価値はありますが、すべてが常に計画どおりに進むとは限らないことを理解することが重要です。

    準備を始める

    1. 招待状を送信します。招待がなければ、誰もあなたのイベントについて知ることはできません。 あなたの招待はイベントの顔なので、デザインは責任を持って扱われなければなりません。 イベントの第一印象は、招待のおかげで正確に形成されます。 まともなレベルですべてを行うようにしてください。

      • はがき、チラシ、その他の小さな印刷物など、古典的なオプションを検討してください。 招待状はデジタルで送信することもできます。電子メール、電子メール、ソーシャルメディア、または招待状をデザインするために作成されたWebサイトです。 または、カレンダーでイベントにマークを付けることもできます。
        • できるだけ多くの人にイベントに参加してもらいたい場合は、ソーシャルメディアを介して招待状を送信してください。 イベントが一部の人を対象としている場合は、ソーシャルメディアを捨ててください。

    2. 参加を確認したすべての人を登録します。何人の人が来るかを正確に知る必要があります。 ほとんどの場合、イベントのゲストの数は、参加を確認した人の数とはまだ異なりますが、少なくとも何を期待するかについて大まかなアイデアを持っている必要があります。 記録を保持できる特別なサイトがありますが、ソーシャルメディアツール（Facebookなど）を使用したり、Excelで人を記録したりできます。

      すべての人を考慮してください。写真家、ビルダー、デザイナー、デコレーター、スピーカー、スポンサー、プレゼンター、ミュージシャン、牧師、ダンサー、他のアーティストを見つけて雇う必要がありますか、それとも彼らの責任を他の誰かに外注する必要がありますか？ 合意があれば、全員が十分なスペースと食事を持てるように計画するときは、これらすべての人々を考慮してください。

      • イベントに食べ物や飲み物はありますか？ もしそうなら、誰が料理、料理、掃除を担当するかを知ってください。 どんな食べ物が出されますか？ アレルギーのあるゲスト、菜食主義者やビーガン、糖尿病患者、宗教上の理由で食事制限のある人などはいますか？ 固形食が食べられない赤ちゃん、子供、お年寄り、障がい者はいますか？
      • イベントに娯楽があるかどうか、そしてそれを組織するために何が必要かを考えてください。 音楽機器、パビリオンまたはテント、装飾品、照明、マイク、アンプ、電源、プロジェクターまたはスライドショースクリーン、スモークマシン、ステージミラー、ストリーマー、会社名のポスターなどを注文する必要がある場合があります。
        • エンターテインメントを担当する会社を雇っている場合は、彼らが独自の機器を提供できるかどうか、および選択した場所にどのような機器が配置されるかを確認してください。 スケジュールに同意します。 このようにして、あなたはあなたからどんな種類の助けが必要であるかを知るでしょう。
      • ケータリング会社、花屋、プレゼンター、その他の専門家は彼らの時間を大切にしているので、できるだけ早く彼らと交渉する必要があります（後でこれを行うほど、彼らのサービスはより高価になる可能性があります）。 事前にこれを行うと、彼らが拒否した場合に代替品を見つける時間があります。

    3. リーダーを探す。イベントをスケジュールどおりに保つには、ホストが必要です。 プレゼンターはスピーチをし、あなたをテーブルに招待し、ダンスや他の娯楽の始まりを発表し、そして名誉あるゲストを紹介します。 日付と計画についてホストと合意します。 プレゼンターが頭が良い場合、彼はイベントの実施を大いに助けてくれます。

      • あなたはリーダーでなければならないかもしれません。 最後までプロセスを制御する必要があるため、これはより困難になります。 ヘルパーグループに責任を委任できるように、各ヘルパーグループに責任を割り当てることが重要です。

    4. 機器を準備します。チームを雇うときは、必要なものがすべて揃っていることを確認してください。 すべての機器を持参する可能性はありますが、別途検索する必要がある場合があります。 機器はレンタル、購入、または貸与することができます。 ナプキンから延長コードまで、リスト全体に目を通します。

      • 装飾はあらゆるイベントの重要な部分です。 テーブルクロス、花、ギフト、キャンドル、風船、ポスター、ストリーマー、フォトゾーン、レッドカーペット、その他すべてを事前に探す必要があります。

    5. スペースがあなたのニーズにどのように合っているかを考えてください。経験の浅い主催者は、トイレ、駐車場、車椅子用スロープ、ワードローブ、保管室、キッチン、ゴミ箱、氷のバケツ、電源コンセントなどの量と質を見落としがちです。 事前にすべてのニュアンスを考えてください。

      • また、人々がイベントの場所に到達する方法も検討してください。 外国人のゲストは宿泊と交通手段が必要ですか？ あなたは彼らのために転送を予約する必要がありますか？

    6. 誰と一緒に仕事をするかを知ってください。イベントのアイデアがあなたのものでない場合は、どのような状況でもあなたがどのように行動するかを知ることが重要です。 クライアントがあなたを信頼するには、次のことを確認する必要があります。

      • 主なゲストは誰ですか？ これは通常理解できます-たとえば、新郎新婦。 顧客が常にメインゲストであるとは限りません。 彼はイベントに出席する場合としない場合があります。
      • 誰がイベントを開始しますか。 通常、これらの人々はテーブルに座って、ゲストが知り合い、コミュニケーションをとるのを助けます。 原則として、これらの人々は、適切な雰囲気を作り、新しい会話のトピックを提供し、全員をダンスに招待し、ゲストを互いに紹介する方法を知っています。 彼らはあなたにすべての重要な情報を与えるので、あなたは通常そのような人々に頼ることができます、彼らは彼ら自身で発言するか、ファシリテーターとして行動することができます。 原則として、これらの人々のおかげでイベントはスムーズに進行します。
      • 問題が発生した場合、誰が物事を整理するのを手伝ってくれるでしょう。 必要に応じて、誰が問題の解決を手伝ってくれるかを知ってください。 ほとんどの場合、この役割は家族の長、保護者、管理者、または警備員によって演じられます。
      • 誰が決定を下すか。 ほとんどの場合、マネージャーとしてあなたが決定しますが、ゲストに何かを説明する必要がある場合があり、これはあまり便利ではありません。 緊急時に誰と話すことができるかを調べてください。 ほとんどの場合、イベントやサービスの料金を支払い、クライアントと見なす人と連絡を取る必要があります。

    イベント前夜の準備

    1. イベントの場所を探索します。イベントの前に、会場を訪れて、すべてがどのように整理されるかを考えてください。 追加の機器（延長コード、ライトなど）が必要になる場合があります。 すぐに見つけられない場合は、ゲストが見つけるのがさらに難しくなります。 このことを考慮。

      • 可能であれば、どこに何を立てるかを決めます。 すべての余地がない場合は、何かをあきらめる必要があります。 彼があなたを助けることができるかどうかプロパティマネージャーに相談し、あなたが特別な状況や要件を考慮する必要があるかどうか尋ねてください。

    2. チームメンバー用のギフトバスケットを準備します。誰もが一生懸命働かなければならないでしょう。 人々の仕事に感謝し、感謝の気持ちを表すために、贈り物を用意してください。 キットには、ウォーターボトル、グラノーラバー、チョコレート、小さなお土産など、適切と思われるものをすべて含めることができます。 これにより、チームの精神が強化されます。

      • イベントで覚えておくバッジや小さなお土産を用意しましょう。 誰もが時間通りに食べたり飲んだりできることを確認してください。 将来使用できるリソースとして従業員を見てみてください。

    3. イベントの前にすべてのチームメンバーに連絡してください。誰もが何をすべきかを知っていて、喜んで働くことを確認することが重要です。 到着時間について全員に明確な指示を与え、全員に連絡先情報を伝えます。 質問がない場合は、先に進むことができます。

      • 全員が行く準備ができているかどうかを確認します。 誰もが真実を語ることができるわけではないので、あなた自身の結論を引き出すようにしてください。 人々は自信を持って働く準備ができているように見えますか？ そうでない場合は、彼らを安心させ、彼らの責任を繰り返し、いくつかの質問をします。 誰かが自分のタスクに対処するかどうか疑わしい場合は、経験豊富な従業員とペアにしてください。

    4. 必要に応じて、連絡先リストやその他の書類を準備します。あなたの自己組織化も重要です。 準備ができていれば、どんな状況でも救うことができますが、そうでなければ、物事は手に負えなくなります。 準備する方法は次のとおりです。

      • 必要なすべての電話番号と住所のリストを作成します。 パティシエはあなたが自分でケーキを手に取ると思いましたか？ 関係ありません。近くに住んでいるマーシャに電話して、イベントに行く途中でケーキを受け取るように頼んでください。
      • すべてのリストを作成します。 リストに目を通し、不足しているアイテム、機器、人を確認します。
      • すべての請求書と契約書を準備します。 準備が整っていればいるほど、後で問題が発生することは少なくなります。

    5. 最後の瞬間は何も変更しないようにしてください。クライアントは最後の瞬間まで修正を試みようと思いますか？ 結婚式を企画するとき、クライアントはしばしば最後の瞬間に何かを変えるように頼まれます。 修正の期限を設定します。 原則として、最大期間はイベントの1週間前です。 この期限までに、予算や組織に大きな損害を与えることなく変更を加えることができます。

      • 変更が軽微で追加費用がかからない場合は、これらの変更を拒否しないでください。 非常に重要なイベントが彼を待っているので、理解してクライアントを扱うようにしてください。

    イベント中の活動

    1. すべてを準備します。会場に最初に到着してください。 全員が時間どおりに到着し、遅れている人に電話するようにします。 助けが必要な人を助け、必要に応じて指示を与えます。 あなたの存在がどこかに必要とされない場合でも干渉しないでください。 けが人がいないことを確認してください。

      • やることリストを作成してそれを通過すると、気分が良くなります。 各チームにリストを提供します：あなたが雇ったチーム。 家具の装飾と配置を担当する人。 設備の担当者。 すべてが整っていることを確認してください。

    2. 作業を委任します。責任を委任することを恐れないでください。 すべてを行うことは不可能なので、責任を分散する必要があります。 誰かが自分の仕事をうまくやっていない場合は、別の仕事を与えてください。 あなたの仕事は、作品を正しく配布することです。 あなたは個人の境界を命令したり違反したりしません-あなたはまさにそれをするために雇われました。

      • 礼儀正しく、しかししっかりと自信を持って話します。 たとえば、次のようになります。「マキシム、ケータリングのお手伝いが必要です。ありがとうございます。」 あなたのチームは協力しなければなりません。 誰もが簡単にできるように、あなたがすべきリーダーの役割を引き受けてください。

    3. 適応することを学ぶ。スケジュールを守って、スケジュールに間に合わない場合の解決策を見つけてください。ただし、最も重要なことは 心配しないで..。 緊張し始めると、自分をコントロールできなくなり、良いことは何も起こりません。 スピーチが10分間続き、話者があなたのサインを無視する場合は、リラックスしてください。 後で飲み物を出すだけで、誰も気付かないでしょう。 悪いことは何も起こらなかった。

      • 任意のオーバーレイが可能です。 すべてを予見することは不可能であり、それを受け入れることを学ぶのが早ければ早いほどよい。 落ち着いたイベントマネージャーはどんな問題も解決できますが、興奮したイベントマネージャーは解決できません。 ですから、緊張しないで、物事を順調に進めましょう。 イベントはまもなく終了します！

    4. 何が起こっているのかを全員に知らせてください。イベント当日は、ゲスト数など微妙なニュアンスをご確認ください。 何かを変更する必要がある場合は、できるだけ早く責任者に通知してください。 問題に最初に気付くのはあなたです。

      • クライアントにどのように感じているか尋ねます。 彼らは緊張したり、心配したり、退屈したり、幸せになったり、何かを心配したりするかもしれません。あなたと話すことで、落ち着いて何かをするように動機付けることができます。 必要に応じて、ゲストとチームメンバーを励まします。

    5. あなたのビジネスについて行きなさい。チームの各メンバーがそれぞれのタスクに対処できることを考慮してください。あなたが彼らに何かを任せれば、彼らは対処します。 必要に応じて支援を提供しますが、チームの全員が支援を必要としないほど十分な経験を積んでいる必要があります。 次の点に注意してください。

      • 入り口ですべてのゲストに会います。 イベントが始まったら、主催者にゲストを楽しませましょう。 あなたの仕事は、問題を解決し、ゲストが見ることができないすべてのプロセス（料理やその他のタスク）を制御することです。
      • 計画が変更された場合に備えて、ゲストを観察し、時々ホストと話し合ってください。
      • 夕方の主なゲストから距離を置いてください。 これは彼らの休日です。 しかし、彼らがすべてに満足しているかどうか、そして彼らに何か要求や希望があるかどうかを適切なタイミングで尋ねる準備をしてください。

    6. イベントがプロモーション目的の場合は、お土産を用意してください。ゲストは今夜を覚えておく必要がありますが、おそらくあなたが必要です これだけではない..。 おそらく、ゲストにサイトにアクセスしたり、寄付をしたり、会社について他の人に伝えたりすることをお勧めします。 イベントを思い出深いものにするために、お土産を用意してください。 写真、チラシ、ペンなど、ゲストにあなたとあなたのイベントを思い出させるものにすることができます。

    7. イベント終了後、おめでとうございます。イベントは自然に進行し、準備は誰にも見られないようです。 あなた自身を賞賛してください-あなたはそれに値します！ しかし、リラックスするには時期尚早です。作業はまだ終わっていません。

      • イベント終了後は、時間をかけてクライアントとお会いし、お礼を申し上げます。 イベントを祝うためにクライアントにささやかな贈り物をしてください-これらのささいなことは常に会議をより楽しくします。 また、クライアントがあなたを推薦する可能性が高くなります。 花や夕方の額入り写真（リボンを切る瞬間、パフォーマンスのハイライト、授賞式、新郎新婦にキスをする、ケーキのろうそくを吹き消すなど）、またはその他のギフトを贈るこれらの条件で適切である。

    8. 整理して家に帰りましょう。あなたの前にあったままの場所を離れるようにしてください。 チームにクリーンアップの時間であることを伝え、クリーンアップが完了するまで離れないでください。 あなたも関与しなければならないことを忘れないでください。

      • これは丁寧であるだけでなく、不必要な費用を節約します。 多くの場所で、イベント後の清掃は請求書に含まれています。 隠れたコストを避けるようにしてください。

    9. すべての機器の返品と支払いを手配し、一緒に働いたすべての人に感謝します。後でこれを行う必要があるかもしれません。 イベントが気に入ったかどうかをクライアントに尋ねます。 後で支払いを受けたとしても、クライアントと一緒に仕事をして名刺を頼む機会を与えてくれたことに感謝します。

      • チームメンバーに感謝します。 全員が支払いを受けるようにしてください。 小切手を集めてみんなの世話をします。 あなたは敷地を離れる最後の人でなければなりません。

    問題解決

    1. ゲストが遅れた場合の対処方法とその他の問題への対処方法を理解してください。人々はしばしば遅れます、そしてあなたはそのために準備する必要があります。 原則として、遅延は（たとえば、予測できない交通渋滞のために）回避するのは困難ですが、時間通りに到着するゲストはそれらに満足しています。 不必要な困難を避けるために：

      • 招待状に時間が明確に記載されていることを確認してください。 ゲストに参加の確認を依頼する場合は、時間の確認も依頼してください。 すぐに解決するのが難しい問題に気付いた場合は、ホスト、ゲスト（通常は最も重要）、エンターテイナー、キッチンスタッフに連絡してください。 メインゲストが遅れる場合（たとえば、新郎新婦）、次のことができます。
      • 遅れている人に連絡して、おおよその到着時間を尋ねてください。 スタッフが作業を遅くしたり速くしたりできるように、新しい時間をキッチンに知らせます。
      • ゲストが遅れたために開始が延期されたことをすべてのゲストに通知しないでください（誰もがこれを理解します）。 あなたがこれを知っていることを主なゲストに伝えてください。 あなたが何をしようとしているのかを説明しますが、お互いをよく知っており、誰にとっても役立つ決定を下すことができるので、人々に自分で決定させます。
      • 誰もがスピーチをする時間が必要なので、時間を追跡します。 メインゲストが遅れる場合は、退屈しないように軽食や飲み物を提供してください。
      • ゲストが非常に遅れて待つことができない場合（たとえば、一部の料理が後で提供できないなどの理由で）、時間どおりにイベントを開始し、遅れたゲストが到着したら、すべての人に提供されるのと同じ料理を提供します、デザートでも。
      • 特に音楽が関係する場合は、他のすべての人にダンス、遊び、スピーチ、またはその他の娯楽の手配を依頼します。 遅く到着するまでゲストと一緒に仕事をするように写真家に依頼してください。 イベントの前日に緊急時対応計画を立てます。
      • ゲストが特に後で来たい場合は、失敗ではなくゲストの選択として扱ってください。 あなたの仕事は、すでに到着したゲストに対処することです。 問題がないかのように振る舞います。

      • 食糧問題に対処する方法を知っています。これらの問題は、すべてを事前に考えておけばめったに起こりませんが、時には驚きが生じる可能性があります。子供が食べ物をこぼしたり、キッチンで何らかの重複が発生したりする可能性があります。 食事や座席のあるテーブルのレイアウトを考えることができるように、イベントにどのゲストが参加するかを事前に確認してください。

        • 液体がどこかにこぼれた場合は、カーペット、装飾品、家具を移動する必要がある場合でも、安全上の理由からできるだけ早く清掃する必要があります。 汚れを隠すことができない場合（たとえば、骨董品の場合）、汚れた物体を取り除くことをお勧めします。 予備の家具がある場合は、それを使用してください。 そうでない場合は、1つのアイテムが目立たないように残りの家具を配置します。
        • フードエリアは、ロープフェンス、カーテン、またはスクリーンで囲うことができます。 これは、前菜のプレートがビュッフェテーブルにほとんど収まらない場合、または後で提供されるものを表示する予定の場合に役立ちます。 一部のゲストは、食べ物が無制限に提供され、独立して摂取できると判断する場合がありますが、常にそうであるとは限りません。
        • メニューを変更します。 おかずの一部が出せない場合（おかずが焦げているなど）は、除外するか、別のおかずと交換するか、残りのおかずがすべての人に十分になるようにその部分を減らします。 この場合、他の食品の割合を増やす必要があります。 決定を担当者に伝えます。
        • 予期せぬ菜食主義者、絶対禁酒主義者、アレルギーのあるゲストは、すべてを事前に考えていればそうすべきではありませんが、特にイベントで厳密な数の招待が提供されていない場合は、事前に通知せずに親戚や親しい友人を連れてくることがよくあります。 これらの問題は通常、簡単に解決できます。 入り口でゲストに会い、食べ物の好みがあるかどうか尋ねます。 あなたがそれらについて聞いたらすぐにキッチンの好みを報告してください。
        • 交渉したよりも多くのゲストがいる場合は、準備する食べ物を注文するか、必要に応じて食べ物を購入します。 原則として、腐敗の可能性を考慮して、キッチンには食料が供給されており、ほとんどの場合、必要以上に食料があり、少なくはありません。 ポーションを減らして、スーパーマーケットですぐに購入できる食品であるパン、サラダ、または野菜をより多く提供することができます。

      • 子供との問題に対処する方法を知っています。多くのマネージャーを間違えないでください。子供には大人と同じニーズがあることを忘れないでください。子供たちは楽しい時間を過ごし、退屈しないことを望んでいます。 イベントで子供向けの娯楽がない場合、親はしばしば気分を害します。 子供を連れて行く予定のすべてのゲストに、招待状への返信を送信して、これについて警告するように依頼することをお勧めします。

        • ほとんどの場合、夕食は午後8時まで開始されないため、幼児（10歳未満）は早めに食事や軽食を提供するのが最適です。これは、子供が通常食べるよりもはるかに遅い時間です。 食べ物は子供にとって楽しく健康的である必要がありますが、大人のための食べ物と同じくらい思慮深いものでなければなりません-親はそれを高く評価します。 子供のための完全な食事は、親が静かな夜を過ごすのをより簡単にします。
        • 10歳以上の子供は、通常、大人の食事と大人と同じサイズの部分を提供できますが、子供は通常、提供全体を食べるわけではありません。 大人の食べ物が気に入らない場合は、保護者の同意を得て、子供に子供用メニューを提供してください。 10代の若者は、子供と同じ食べ物を選ぶことがよくあります。なぜなら、彼らはより単純だからです。 このため、一部の施設では、子供用メニューの名前を別のメニューに変更しています。 事前にメインゲストと子供や高齢者向けの子供向けメニューや娯楽オプションについて話し合ってください。
        • 赤ちゃんのいる女性が食事をしたり着替えたりできる人里離れた場所と、小さな子供が疲れたら眠れる場所を指定します。

      • 暴力的で酔っ払ったゲストや、招待なしでイベントに参加しようとする人々に対処する方法を知っています。 理想的には、これは回避できますが、常にではありません。企業や家族のイベントで問題が発生する可能性があります。 多くの場合、あなたが知らなかった、そして知ることができなかったニュアンスが出てくるので、何かに備えてください。

        • そのような場合に考えられるシナリオについて、クライアントとメインゲストに尋ねてください。 これについて彼らと話し合うことが不適切な場合は、座席の問題を避けるために担当者に相談してください。 これらの状況に責任を割り当て、状況を監視し、必要に応じて介入する準備をしてください。 厳密に言えば、あなたの責任はイベントを主催することですが、あなたはゲストの個人的な質問に対して責任を負いません。 このため、不快な状況が発生した場合は、誰に連絡すればよいかを知る必要があります。
        • すでに飲酒しすぎているゲストの飲酒を否定したり、積極的に行動しているゲストと交流したりすることは難しい場合があるため、ゲストの1人に競合を解決させるのが最善です。 メインゲストが承認した場合にのみ警察に通報してください。 小さなイベントでもアルコールが多いことが多いので、常に目を光らせておくことが重要です。
        • 招待なしでイベントに行こうとする人々の状況は常に非常に困難です。 この場合、落ち着いてイベントを離れるように依頼するのが最善ですが、最初にメインゲストにこれらの人々が本当に招待リストに載っていないかどうかを確認してください。 人々が積極的に行動している場合、可能な限りゲストを保護することはあなたの義務です。 侵入者があなたの要求にもかかわらず立ち去らない場合は、警察または警備員に連絡してください。
        • ゲストは座席表を無視して、好きな場所、または一緒に座りたい人の隣に座ることがよくあります。 これが許容できるかどうか、メインゲストに尋ねてください。 事前にクライアントとすべてを話し合うのが最善です。 座席の配置に応じて着席する必要がある場合は、夕食が始まる前に誰もダイニングルームに入れないでください。 多くの場合、ゲストは夕食前にロビー、ロビー、またはバーにいます。 家族の意見の不一致のために一部の人が交差してはならない場合は、人をグループに分けて、別々に適切なテーブルに連れて行くことができます。

      • 天気が邪魔になった場合の対処法を知ってください。一部の地域では、極端な暑さや寒さのように、突然の雨や雪が降る可能性があります。 原則として、イベントが屋内で開催される場合は天候はそれほど重要ではありませんが、屋外イベントの場合はより困難です。 悪天候が予想される場合は、イベントを別の場所に移動してください。 これが不可能な場合は、大きなパビリオンまたはマーキーを借りてください（ただし、直前に予約した場合、このオプションは高額になる可能性があります）。 イベントの準備をするときは、天気に注意してください。 悪天候の場合、状況を修正することは非常に困難ですので、問題を回避するために全力を尽くしてください。

        • 一部の国では、悪天候やその他の問題に対して保険に加入しています。 お住まいの地域の天気が予測できない場合は、悪天候の計画を検討してください。 保険の費用とイベントを別の場所に転送する費用を調べてください。これは、クライアントが追加費用を負担する準備をするのに役立ちます。
    • ティッシュ、消火器、救急箱、その他のアイテムなど、必需品を1つの便利な場所に保管してください。 すべてがうまくいけば、それらは必要ありませんが、大規模なイベントの場合は、万が一に備えて手元に置いておくことをお勧めします。
    • ゲストやスピーカーのいずれかが疲れているか、時差ぼけに慣れなければならない場合は、スパセッション、マッサージ、または気分を良くする他の何かが必要かどうかをゲストまたはアシスタントに確認してください。 長時間食べていない場合は昼食を、気分が悪い場合は錠剤（ストレスによる頭痛や飛行機の腹痛など）を送ることができます。 どんなに一生懸命頑張っても、疲れたゲストや講演者はどんなイベントも台無しにする方法です。
    • 誰もがステージを見て、音楽やパフォーマンスを聞くことができるようにしてください。
    • プロセス自体が非常にストレスの多いことが判明した場合でも、他の誰かのイベントを開催することは大きな名誉であることを忘れないでください。 あなたの仕事は多くの人々を幸せにし、忘れられない経験をすることができます。 この経験は、多くの新しいスキルを習得するので、あなたにも役立ちます。
    • イベントをもっと面白くするなら、自分でスピーチをしたり、誰かと踊ったりすることもできます。 ダンスに参加したりスピーチをしたりする必要がある場合に備えて、責任を委任できることが重要です。 どのテーブルにも沈黙がないことが重要です。

イベントは私たちの毎日を満たします。それらのいくつかは互いに類似しているために記憶されておらず、いくつかは独自のメカニズムとテクノロジーを使用しているために長い間私たちの記憶に残っています。 それらの多くは最近登場しましたが、良い面から自分自身を証明することができました。

今日の人気のノベルティである拡張現実から始めましょう。 このテクノロジーは、仮想オブジェクトによる現実の拡張を前提としています。 つまり、人が置かれ、イベントの主人公となる空間が生まれます。 拡張現実の使用の最も明確な例の1つは、米国で見つけることができます。 そこで、BBCチャンネルはBlu-ray / DVD FrozenPlanetをサポートするAppshakerLtdと協力して、誰もが登って北極圏の動物を見ることができるショッピングセンターに流氷を作成し、動物は腕の中で発見されました。長さ。 家族全員が参加し、その後、友人や知人と長い間印象を共有しました。

次に、ニューヨークに移動します。 マルチメディアアーティストのAaronSherwoodFirewallがシュールなインスタレーションを使用したのはそこです。 展覧会では、触る必要のあるインタラクティブな帆布を配置し、触る強さや響きのある音楽に応じて、さまざまな絵画がこの帆布に登場しました。 しかし、これはこのキャンバスのすべての可能性ではありません。それは観客と対話するときのパフォーマンスの一部でした。ダンサーはキャンバスを使って作曲を行い、反対側の観客はダンスの写真を見ました。

クリエイティブなテーマを続けて、視聴者をアーティストのように感じさせ、FusionEmotionプロジェクトのユニークな光と音楽の創造のメンバーになるテクノロジーに目を向けましょう。 Fusion Emotionは、以前のノベルティと同様に、光と音の遊びに基づいたユニークな生きた展示です。 しかし、このオーケストラにのみ、タッチパネルの近くで「指揮」する3人の指揮者がいます。 これらのコンソールは、ライトコラムとサウンドシステムと組み合わされており、3人の参加者が同時にライトミュージックオーケストラを指揮することができます。 各参加者はオーディオチャネルを選択し、選択した音声をはっきりと聞き、カラースケールを使用して自分のセクターに色を付けます。 3つのセクターの色が列に混ざり合って、創造的なミステリーが作成されます。そこでは、聴衆はこの光と音楽のアクションの参加者になります。

2004年に登場したテクノロジーに目を向けましょう。しかし、イベントに斬新さを与えることはできたものの、何らかの理由でそれに値する注目を集めることができませんでした。 霧の画面-それは私たちが今話していることです。 フォグスクリーンは、画像やビデオを表示するために、最小の水滴から平らな表面を作成するインスタレーションです。 誰でもこのインストールを破壊することなく実行できます。 霧は残留物を残しません-それはスイッチを切った後数秒以内に溶けます。

表示と非表示が数秒しかかからないこのテクノロジーは、展示会、ナイトクラブイベント、プレゼンテーションでプロジェクターのスクリーンとして使用でき、ショッピングセンターやPRアクションで使用できます。

フォグスクリーンは素晴らしい雰囲気を作り出し、イベントの参加者はスーパーヒーローに変わります。 この目新しさは主に前向きな感情に焦点を当てており、ゲストの前向きな感情が多ければ多いほど、イベントは明るく思い出深いものになります。

BTLとイベントの分野で普及しているもう1つのテクノロジーは、プロジェクションです。 この技術は、主に大規模なイベントや強い印象を与える必要があるイベントで使用されます。 この技術の使用の鮮明な例は2つのケースです。

1つ目は、バンクーバーで開催された2010年冬季オリンピックの開会式で、投影面がスタジアム全体になり、ショーの作者の脚本のアイデア、特にその最も壮観な部分である「夢の風景」、ビジュアルが表示されました。そのコンポーネントは、スタジアム全体に配置された30の巨大なプロジェクターによって提供されました...

2つ目は、2012年12月にブラジルで行われた魔法の公衆電話のストリートアクションです。 アクションの最後の部分は、有毒な建物への素晴らしい投影でした。それは最終的に子供たちにクリスマスの魔法を信じる機会を与えました。

BTLおよびイベント業界では、他の分野で使用されているテクノロジーがあります。たとえば、最も一般的な用途は映画館です。 はい、私たちは今3D画像について話しています-このテクニックは長い間使用されており、イベントを飾り、招待者の鋭い目に落ちるボリュームのあるフィギュアを作成することを目的としています。 この技術開発の範囲は広範で、プレゼンテーション、映画館、開会式、その他多くのイベントがあります。 たとえば、ロシアでは、このテクノロジーがWindows 8の販売開始時に使用されました。MediaMarktストアの1つでは、Windows8の「タイル」インターフェイスのスタイルがストアのデザインの主要なデザインソリューションとして採用されました。3D店の入り口のアーチ道から記者会見エリアまで続く小道。 ホログラフィックパネルには、Windows 8のスタート画面でアプリのライブタイルがどのように表示されるか、およびその日の提供内容が変化するMediaMarktアプリを含むアプリ自体の図が表示されました。 来場者は、発表日から1週間以内に3Dフロアを歩くことができました。 このパネルの総面積は156m2で、そのサイズが原因でギネスブックに登録されたとしましょう。

もう1つの目新しさは、感情スキャナーです。これは、画面上のユーザーの画像に、年齢、気分の指標、およびユーザーが経験している感情に関するデータを伴います。 ゲストは、カメラの前でカールして、感情の強さと提示されたデバイスのパフォーマンスをテストする機会を逃すことはありません。 このテクノロジーを使用するには、2つのオプションがあります。 最初のものは、感情スキャナーがホールの中央にあり、誰もが彼が経験している感情をチェックできるとき、面白いです。 2つ目は、スキャナーが参加者の感情を読み取り、その後、知覚の客観的な画像を作成するときに有益です。 すべての感情スキャナーは、体温、筋緊張、皮膚反応、脈拍の4つの主要な指標をキャプチャします。感情が認識されるのは、これらの特性によるものです。

進歩は止まらず、プレゼンテーションのために、製造された商品と一緒に巨大なスーツケースやバッグを運ぶ必要はありません。今日は、インタラクティブなショーケースを持っているだけで十分です-ボタンを押す-そしてショーケースは任意の場所に表示され、潜在的なクライアントは、商品の品質だけでなく、品揃えも評価することができます。

今日はすべてのポイントに触れるわけではありません（100以上あります）。 しかし、私たちは最も基本的なものと、間違いが最も頻繁に発生するものを検討することを約束します。

公開イベントを開催する方法：

手順1.イベントの目的を決定します。

すべてのビジネス、特にビジネスに関連するビジネスで最初に重要なことは、イベントが誰に、どのような目的で捧げられているかを理解することです。 多分あなたは乾いたクローゼットを売って、あなたはパートナーを引き付ける必要があります。 多分あなたは歯科医院のネットワークを持っていて、新しいクライアント/患者を見つけるためにショーケースを置きたいと思うでしょう。

それについて、あなたが必要とする人とその理由を考えてください。 なぜ彼らはすべてのビジネスをあきらめて、あなたと一緒に場所を予約する必要がありますか？ そしてここから、会議/展示会/マスタークラスがどうあるべきか、そしてそれがどのように提示されるべきかを理解するでしょう。

ステップ2.場所を選択します。

場所を選択する前に、次のことを行うことが重要です。a）イベントに参加するおおよその人数を計算し、b）結果の人数を30％削減します。 なぜこれが必要なのですか？ 第一に、（チケット代金を払っても）来られない人もいます。 第二に、巨大な講堂よりも小さいが混雑したホールがある方が良いですが、半分は空です。

ステップ3.高品質のチラシ/招待状を作成します。

チラシを正しく作成するための簡単なルールがいくつかあります。

  1. 大きなリーフレット（約A5）、
  2. 大きくて読みやすいフォント（Arialなど、毎日読むシンプルなフォントが望ましい）。

最小限のテキスト、最大限の明るくスタイリッシュな写真が必要です。 チラシの目的は、質問と詳細を知りたいという願望を提起することです。 いかなる場合でも、彼女はすべての詳細を与えるべきではありません。

*重要：リーフレットにイベントの正確な住所、電話番号、日時が含まれていることを必ず確認してください。

そのようなチラシのパックを持っていると、あなたは好きな場所にそれらを投稿して配布することができます（違法な投稿から法律で保護されている場所を除く）。 公の場で、イベントのパートナーで、ピケット、展示会、店の棚で-一般的に、あなたのターゲットオーディエンスがどこにいても。

ステップ4.スピーカーのリストを招待して承認します。

日程が決まったら、スピーカーを招待しましょう。 講演者が他の都市から来た場合は、イベントの少なくとも4週間前に同意する必要があります。

ステップ5.どこでもあなたのイベントについて叫び、それや他の人について叫ぶようにキャンペーンします。


今日は広告について話すつもりはありません。 しかし、あなたの仕事はこのイベントに最大限の注目を集めることであることに言及することが重要です。 このためには、スピーカー、パートナー、参加者からの広告キャンペーンとPRの両方が行動する必要があります。
スピーカーはビデオの招待状を撮影し、購読者に手紙を送り、ソーシャルネットワークでイベントについて話します。 パートナーは同じですが、独自のメディアチャネルもあります。 参加者は自分の感情を共有し、たとえば贈り物のためにイベントについて話します（シンプルですが、最も重要なのは、簡単にアクセスできることです）。

ステップ7.可能な限り、マスメディアを使用する

イベントをラジオやテレビで放送することもできます。 このためには、たとえば、イベントの講演者の1人とのインタビューやレポートを手配するだけで十分です。

ステップ8.イベントのすべての資料を準備します

あなたのイベントでは、パートナーとのバナー、イベントのトピックに関する文献（あなたの本、パートナーの本、講演者）と配布物のテーブルがなければなりません。 配布物では、人々はメモを取ることができますが、これは主なことではありません。 彼らの目標は、イベントが終わった後にあなたに思い出させることです。

人々が部屋を出るとき、原則として、彼らは20分後に彼らの考えを他のものに変えるでしょう。 彼ら自身が一週間であなたを覚えている可能性は信じられないほど無視できます。

しかし、彼らがあなたのロゴ、ノート、カレンダー、またはあなたのイベントのペンが入ったバッグを見るとき、彼らは確かにあなたを覚えています。 したがって、責任を持ってそれを取ります。

ステップ9.モデレーターを任命します。

公演をフォローして修正する人が必要です。 スピーカーは時計に従わないことが多いため、これを制御および指示するモデレーターが必要です。

おそらく彼は「5分」と書かれた看板を掲げるか、目覚まし時計がコンピューターに表示され、10分でスピーチの終わりを知らせます。

要約しましょう：

実際に大きなイベントを主催することを目指しているのであれば、少なくとも、他の人がどのようにそれを行っているかを見たいと思うかもしれません。 たとえば、前回のInfoconference-2014では、約3000人がホールに詰め込まれました。 これは良い結果ですか？ 私はイエスと思う。

間もなく、Infobusiness2.ruは、ビジネスマン向けの次の大規模イベントであるAll-Russian Business Conference2015を開催します。 Andrey Parabellum、Konstantin Benko、Radislav Gandapas、Nikolay Mrochkovsky、VTB BankとEurosetの代表者、その他多数の講演者がいます。

一言で言えば、このイベントの実物大と力をあなたに伝えることはできないので、ウェブサイトにアクセスして、この会議の詳細を必ず読んでください。

1月31日から2月1日まで、Infobusiness2.ruの全社およびパートナーと共にAndrey Parabellumが、2015年の全ロシアビジネス会議を開催します。 そして、あなたは必ずそうしなければなりません。 そして、あなたがサイトで見つける残りは、あなたが下のボタンをクリックすることによってリダイレクトされるでしょう。

出版社「Tourbusiness」主催。 このイベントはほぼ一日中続き、モスクワマリオットノヴィアルバートホテルの会場で開催され、ロシアの川と海のクルーズを代表するすべてのツアーオペレーターと関連業界の企業の代表が集まりました。

リバークルーズ-Vodokhod、GAMA、Infoflot、Eastland、Cruise Fleet Rusich、Mosturflot、NIKA。 海上クルーズは、VIA MARIS、Inflot Cruises and Travel、MK Cruise House、Neptune、PAC GROUP、Silversea Cruises、ST.PETERLINEによって代表されました。 他のフェスティバルの参加者には、CruiseLine（川と海のクルーズ）、Radisson Royal Flotilla、モスクワとヤーヨット-モスクワでの川の旅、BookingFlot、ナタリーツアー、カールソンツーリズム、北極圏の観光センターGrumantが含まれます。

フェスティバル自体の形式は、クルーズ市場にとって非常に興味深く、新しいものです。これは、ワークショップ、企業のマスタークラス、およびディスカッションを伴う記者会見です。 2週間前、モスクワで開催されたとき、ツアーオペレーターの多くは、すべてがどのように実施されるかが明確ではなかったため、フェスティバルを疑わしく期待していると述べました。

「クルーズ会社が他の会社の前で演奏し、お互いにワークショップを手配することは起こりませんでした」と、あるクルーズオペレーターの代表は言いました。

恐れは正当化されませんでした-観光市場からのイベントへの関心はすべての期待を上回りました。 そして、「巡洋艦」が何か不満を言うことができたとしても、多くの公演では、開催された3つのホールに十分な場所がなかっただけでした。会議には400人以上が参加しました。

「言葉はありません。すべてが非常によく整理されているため、展示会をフォーラムと比較することはできません。 これがクルーズ市場が必要としていたものです。 そして、私たちが目にする関心は最良の確認です。 数年前からこのようなイベントを考えていましたが、当社を代表して実施することは全く不便ではありませんでした。 そして、ここでは主催者は中立的な立場にあり、すべての同僚が代表を務めています」とCEOのアレクサンダーサハロフは述べています。

「展示会では、人々はほとんどランダムで、もっとたむろしに行きます。彼らは来て、配布物をつかみ、姿を消しました。 展示会の効率は年々低下しています。 そして、活気に満ちた真の関心、観客との直接の交流があります」と別のクルーズ会社のマネージャーは続けます。

「今日のすべての流れは、私の期待を2回上回りました。すべてが完全に整理されており、私たちにとってもパートナーにとっても興味深いものです」と、同社のAndreySmolin氏は要約します。

ナタリーツアー会社の代表者。

BookingFlot会社。



Vodokhod会社のワークショップ。

Infoflot社のワークショップ。

Mosturflot社のワークショップ。


カールソン観光会社。

CruiseLine会社（「ボレロインツアー」）。


TARTUSTOUR社。

北極圏観光センター「Grumant」。

フェスティバルのアートプログラム。

書き込み

最も記憶に残るイベント。

小学生の頃は、面白くて思い出深い活動がたくさんありました。 しかし、何よりも私はI.Krylovの寓話からKVNを覚えています。

これは、教師の助けを借りずにチームとして準備した最初のイベントでした。 最初は自分で準備しようとしました。 放課後、学校のベランダに出て、教科書の寓話を上演しようとしました。 私たちは這い回り、誰がそのシーンにどのような属性をもたらすかについて合意し、お互いに笑いました。 そして、最も熱心なことは、相手チームを追い払うためにリハーサル全体を中断したことでした。 しかし、物事はうまくいきませんでした。 寓話での役割の申請者は説得されなければなりませんでした。 しかし、好奇心旺盛なクラスメートを「追い払う」という役割に終わりはありませんでした。 それはすべて、私たちが母に助けを求めたという事実で終わりました。

物事は速く進みましたが、それほど楽しいことではありませんでした。 リハーサルの時、私たちのチームには女の子がいなかったので、BoryaがDragonflyの役割に選ばれました。 残りの少年たちは、ボリスを補う方法、何を着るかについて熱心に話し合い始めました。 特に誰もがお母さんのかかとの高い靴を主張しました。

いよいよ待望の日がやってきました。 私たちのすべての努力は無駄ではありませんでした。 トンボ役のボリの舞台に登場し、ファンや審査員全員が「席を外した」ことで、圧倒的な成功を収めました。 そもそも私たちがそうすることは間違いありませんでした。 そして、それは起こりました。